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ビジネスマンのクラウド活用法(5)DropboxをiPhoneで活用

会社のパソコンに保存された書類を、自宅や出張用パソコンでリアルタイムに「共有」する方法を述べましたが、今回はその応用編です。パソコンはいつでも持ち歩く訳ではありませんが、iPhone(iPad)は何処へでも持ち歩けます。そこで、iPhone(iPad)でDropboxを活用しませんか、というのがこの記事の趣旨です。

パソコンで使用するDropboxのアカウントの他に、iPhoneで使用するアカウントを別途に登録します。パソコンのハードディスクは容量が大きいのですが、Phoneは一番容量が大きなモデルでも32GBしかありません。そこで、パソコン用のDropboxアカウントのフォルダの一部を、「フォルダ共有機能」によって、その中のファイルをiPhoneで共有します。

私は、パソコン用のDropboxに保存しているファイルのうち、主に下記の情報をiPhoneでで共有しています。
1)名刺をスキャンしたファイル。
2)商品カタログのファイル。
3)プレゼン資料のファイル。
4)最近発行した見積書のファイル。
5)仕事で使う商品や工場の写真類。

iPhone用のDropboxは、App Storeから無料でダウンロードする事ができます。下記写真は、App Store内のDropboxの説明画面です。

Dropboxのインストールが無事終了すると、下記写真のように、iPhoneの画面へ自動的にアイコンが出来ます。

Dropboxアイコンをダブルクリックして1回目に起動すると、自分のアカウント情報(e-Mailアドレスとパスワード)の登録を行います。2回目以降は、登録アカウントのDropboxが自動的に開きます。下記は、Dropboxを起動した画面です。Customerというフォルダが、パソコン側で使用するDropboxアカウントのフォルダから共有しているフォルダです。

Dropboxは原則は(Wifi或いは3Gで)ネットにつながっていないとファイルを開く事ができません。しかしDropboxの中でファイルを開き、Favorites(お気に入り)マークをオンにすると、そのファイルはオフライン(たとえば飛行機の中など)でも開く事ができます。隣り合わせた方へ即席で営業するときに便利です。

なお、iPhoneのDropboxで会社の書類を持ち歩く場合には、会社の許可を得る事が必要かと思います。また、iPhoneにはかならずパスコードロックをかけ、10回失敗すると「データを消去」するように予め設定してください。Dropboxアプリ内でも、パスコードの設定ができます。iPhone紛失時の情報漏洩リスクの管理を十分に行って、モバイル環境もクラウドで活用しましょう。

参考記事:

1)私的なことがらを記録しますが今週、紙の書類を大量に捨てました ― 藤沢数希
2)こんなデータ同期サービスがほしかった – 『Dropbox』は試す価値アリ!
3)iPhoneアプリ版『Dropbox』のおかげで、ファイル活用の道がひらけた
4)『Dropbox』のおさらい:iPhoneとの相性良好! iPhoneアプリ版を使ってみよう

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