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ビジネスマンのクラウド活用法(5)DropboxをiPhoneで活用

会社のパソコンに保存された書類を、自宅や出張用パソコンでリアルタイムに「共有」する方法を述べましたが、今回はその応用編です。パソコンはいつでも持ち歩く訳ではありませんが、iPhone(iPad)は何処へでも持ち歩けます。そこで、iPhone(iPad)でDropboxを活用しませんか、というのがこの記事の趣旨です。 パソコンで使用するDropboxのアカウントの他に、iPhoneで使用するアカウントを別途に登録します。パソコンのハードディスクは容量が大きいのですが、Phoneは一番容量が大きなモデルでも32GBしかありません。そこで、パソコン用のDropboxアカウントのフォルダの一部を、「フォルダ共有機能」によって、その中のファイルをiPhoneで共有します。 私は、パソコン用のDropboxに保存しているファイルのうち、主に下記の情報をiPhoneでで共有しています。 1)名刺をスキャンしたファイル。 2)商品カタログのファイル。 3)プレゼン資料のファイル。 4)最近発行した見積書のファイル。 5)仕事で使う商品や工場の写真類。 iPhone用のDropboxは、App Storeから無料でダウンロードする事ができます。下記写真は、App Store内のDropboxの説明画面です。 Dropboxのインストールが無事終了すると、下記写真のように、iPhoneの画面へ自動的にアイコンが出来ます。 Dropboxアイコンをダブルクリックして1回目に起動すると、自分のアカウント情報(e-Mailアドレスとパスワード)の登録を行います。2回目以降は、登録アカウントのDropboxが自動的に開きます。下記は、Dropboxを起動した画面です。Customerというフォルダが、パソコン側で使用するDropboxアカウントのフォルダから共有しているフォルダです。 Dropboxは原則は(Wifi或いは3Gで)ネットにつながっていないとファイルを開く事ができません。しかしDropboxの中でファイルを開き、Favorites(お気に入り)マークをオンにすると、そのファイルはオフライン(たとえば飛行機の中など)でも開く事ができます。隣り合わせた方へ即席で営業するときに便利です。 なお、iPhoneのDropboxで会社の書類を持ち歩く場合には、会社の許可を得る事が必要かと思います。また、iPhoneにはかならずパスコードロックをかけ、10回失敗すると「データを消去」するように予め設定してください。Dropboxアプリ内でも、パスコードの設定ができます。iPhone紛失時の情報漏洩リスクの管理を十分に行って、モバイル環境もクラウドで活用しましょう。 参考記事: 1)私的なことがらを記録しますが今週、紙の書類を大量に捨てました ― 藤沢数希 2)こんなデータ同期サービスがほしかった – 『Dropbox』は試す価値アリ! 3)iPhoneアプリ版『Dropbox』のおかげで、ファイル活用の道がひらけた 4)『Dropbox』のおさらい:iPhoneとの相性良好! iPhoneアプリ版を使ってみよう

ビジネスマンのクラウド活用法(2) Dropbox

私の主な仕事場は香港の会社と自宅、中国の客先とアパートの4箇所です。これを2台のパソコンを使ってカバーしていました。メールはgmail(ウェブメール)を使う事で、どこでも、別のパソコンでも、まったく同じメール内容(送受信と、未読/既読のマーキングを含む)で作業できます。gmailはクラウドアプリの代表格で、だれでも知っているので、ここではパスします。 さて、メールに次いで重要なのがビジネス文書です。会議の議事録や見積もり、提案書、仕様書などの書類ファイルは、私の場合は(通常必要としないアーカイブを除いて)全部で2ギガバイトを超えます。これらビジネス文書は、仕事へ行く先々でどんどん新規作成され、更新されて行きますので、別々のパソコンにそれぞれ保存していると、新旧のバージョン管理が困難ですし、どれが最新の書類かもわからなくなります。会社にデスクトップパソコンがあり、家や出張先はノートパソコンで作業されているビジネスマンは多いと思うので、このような悩みを抱えている人は少なくないでしょう。 この問題へのアプローチをハード的に解決しようとしているのが、自動暗号化機能付きの付けハードディスクです。これは重いし嵩張るし、こんなに容量はいらないという方は、自動暗号化機能付きのUSBメモリがあります。 私は最初、4ギガバイトのSDメモリに書類ファイルを保存して、持ち歩いていましたが、この方法にはセキュリティー上の大きなリスクがありました。。外部メモリなのにデータの自動暗号機能がなく、盗難や紛失による情報漏えいも心配でした。自動的に保存データを暗号化してくれる外付けハードディスクが販売されており、私も事務所でバックアップ用に使っていますが、重いし嵩張るので持ち歩きには不向きです。 そんな時、最新技術をなんでも試す私の同僚から、Dropboxを薦められました。これは、一人のユーザーが複数のパソコンを会社や家などで使用する場合に、ハードディスクの中の特定のフォルダの内容を、クラウド経由で、ファイル内容を同期(シンクロ)させてくれるソフト及びサービスです。 Dropboxの詳しい説明と導入方法は、こちらを参考にしてください。最初のパソコンへDropboxをインストールして、アカウント登録をすると、パソコンの”ドキュメント”フォルダの中へDropboxというフォルダが作成されます。同時に、デスクトップ上と画面右下のアイコントレイの中にも、Dropboxのアイコンが表示されます。Dropboxフォルダを開くには、どれかのアイコンをダブルクリックします。 Dropboxを利用するのは簡単です。パソコンがネットに接続された状態で、仕事で使用する可能性のあるビジネス文書を、Dropboxフォルダの中へ「移動」させるだけです。すると自動的に、ネット上のDropboxのサーバー上へ、最大2ギガバイト(それ以上は有料契約が必要)までバックアップされます。 2台目(とそれ以降)のパソコンで、このDropboxフォルダを共有するのは簡単です。こちらからソフトをダウンロードして、パソコンへインストールします。1台目との違いは、既に登録されたアカウントでログインします。すると、1台目のパソコンのDropboxフォルダの内容を自動的にコピーし始めます。数時間から1日程度、パソコンをネットにつないだ状態にしていれば、Dropboxのサーバー経由で、コピー(フォルダの同期)が終了します。 Dropboxはファイルをハードディスク上で保持しているので、ネットがつながらない客先の会議室や移動中の車の中でも使えて便利です。その一方で、パソコン紛失・盗難時に、ウェブからリモートでファイル削除する事はできません。(今後の同期を止める事はできます)パソコン本体からハードディスクを取り出して、別のパソコンの外付けドライブとして接続されると、暗号化されていないデータは読み出されるリスクがあります。これはハードディスク中身全体に言える事ですから、Dropboxの弱点とは言えないかもしれませんが。 ビジネスマンにとって非常に有用なDropboxの特徴は、ファイルのバージョン管理が自動的に行われる事です。間違って上書き保存された重要な文書でもDropboxのウェブ画面へログインして、変更履歴の画面を呼び出し、間違えて上書き保存する前のファイルを取り戻す事ができるのです。 ノートパソコンを取り替え(買い換えや新しいパソコンの支給など)の時は、Dropboxの在り難さを実感します。重要なデータをすべてDropboxの中へ入れておくと、新しいパソコンへDropboxを入れるだけで、勝手にファイルをコピーしてくれます。この時、古いパソコンが処分済みで無くなっていてもかまわないところが、Dropboxの凄いところです。 参考文献:私的なことがらを記録しますが今週、紙の書類を大量に捨てました ― 藤沢数希