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037.Cybozu 弁公系統

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日本語と英語

サイボウズ弁公系統は、「業務のIT化」「業務の効率化・迅速化」「社内のコミュニケーションの改善」など経営課題を解決し、社内をもっともっと元気にします。




社内、部署、グループ内にこんな悩みはありませんか?
  • 面倒くさいスケジュール調整、カンタンに出来る方法はない?
  • 連絡事項や仕事の進め方、もっと情報を共有しなければ。
  • 書類ばっかり増えるけど、このムダなんとかならない?
  • 見やすい、わかりやすい、徹底ユーザー指向のトップ画面。

    「サイボウズ弁公系統」は使う人が仕事をするために必要な情報をすべてトップページに表示。画面を立ち上げた瞬間から仕事のあらゆる情報を把握することができ、社内の状況が一目で分かります。

    機能一覧



    スケジュール
    設備予約
    掲示板
    電話メモ
    ToDoリスト
    Bookmark
    ワークフロー
    アドレス帳
    社内メール
    ファイル管理

    スケジュール


    自分のスケジュール管理だけではなく、一覧形式でほかのスタッフのスケジュールも分かるので、拠点が離れていても誰がどこで何をしているのかが、一目で分かり、会議の時間調整などにも時間を取られることもありません。



    誰がどこで何をしているのか分からない。arrowスタッフのスケジュールも一覧で確認でき誰が何をしているのか拠点が離れていてもしっかり把握できます。
    ホワイトボードでの管理では、記入欄が限られているため、訪問予定や、目的など詳細が分からない。一週間先の出張や別の拠点のスタッフのスケジュールなど、把握するのが困難で、会議やお客様への訪問の時間を設定するのにも一苦労。導入後スケジュールを共有することで、時間調整にかかる無駄な時間がなくなり、さらに業務効率化を高めることができます。また、拠点が離れていてもインターネットですぐに情報が得られます。

    設備予約

    会議室など社内施設やデジタルカメラ、ノートパソコンなどの社内備品の予約管理が出来ます。 スケジュールの登録と同時に予約することも可能なので、予定に関係するメンバー、時間、設備、備品のすべてを一括管理できます。


    社内共有の設備の利用状況が確認できない。arrowスケジュールとリンクして、一目で会議室、社用車の空き状況が確認できる。
    紙での設備予約では、わざわざ離席して会議室が利用可能かを確認しなければならず、面倒。来客の予定を入れるだけでも無駄な時間が多い。導入後会議室や社用車などの空き状況を、席に座ったままで確認できるので、非常に効率的。お客様の前でばたばたあわてることなく、スムーズに会議室を利用できます。

    掲示板

    ユーザーに情報を発信するツールです。としても活用できるので、業務の効率化だけでなく、社内コミュニケーションの活性化にも役立ちます。また、情報をカテゴリーごとに分けれるので、社内の情報をすっきり管理できます。

    掲示板に新しい内容を掲示しても、誰も目に留めず、いつも見ていない知らないと問題ばかり。arrowユーザーに必要な情報を発信。カテゴリーごとに内容を分けて書き込むので、簡単・きれいに管理。
    掲示した内容についてのディスカッションができず、コミュニケーション不足。見ていない人、忘れていた人などせっかくの掲示が無駄に。導入後新しい書き込みは必ずトップページでお知らせ。アイデアの場として、みんなで意見交換ができるので、社内コミュニケーションアップにもつながります。

    電話メモ


    電話メモを利用すると、他のユーザーあてに電話メモを簡単に残せます。さらに電話メモに登録した内容を携帯ショートメッセージやEメールにも送信することが出来るので、必ず相手にメッセージが届き、安心です。

    付箋のメモではきちんと伝わったか不安。わざわざ席を離れるのが面倒。arrow電話を受けた人は、自分のデスクから簡単にメモを残せて、携帯のショートメッセージもしくは、Emailへ伝言を送信できる。
    外出中、離席中の社員に大切な顧客や取引先からの電話がかかってくると、付箋やメモを使って伝言を残す。メモを手書きしたり、わざわざそのスタッフの席までメモを置きに行ったりなど意外と時間がかかり、面倒。導入後外出中の担当者も、メッセージを携帯のショートメッセージもしくは、Emailで受け取ることができ、顧客への迅速な対応が可能。信頼関係も深まります。

    ToDoリスト

    締切日、重要度をつけながら、自己ToDo管理ができます。スケジュールともリンクし、締め切り日当日のスケジュールに「Tマーク」でお知らせしてくれます。

    付箋や手帳にメモでは一元管理できず、何から手をつけて良いか分からない。arrowスケジュールとリンクしながらしっかり自己管理。
    手帳にメモをしたり付箋でパソコンの隅に貼り付けたりしても優先順位が分からないから、いつも仕事に追われている。導入後締め切り日や重要度も設定でき、さらにスケジュールともリンクしているので、し忘れ防止できます。今しなければいけないことをサイボウズで確認できるので、仕事の効率もアップします。

    Bookmark

    サイボウズのbookmarkによく見るサイトを登録しておけば、パソコン端末に関係なく、どのパソコンからでも好きなサイトを確認できます。


    ワークフロー

    出張申請や、休日申請などの申請・承認システムです。出張先からでも申請・承認が行え、業務をさらに円滑にします。すべての申請書はサイボウズの中に保存されているので、管理も簡単です。

    紙を用いた申請処理は、紛失などトラブルが多い。紙のムダ・時間のムダが多く、効率よく業務がすすまない!arrow紛失の恐れもなく、いつでもどこでも申請承認可能!ビジネスのスピードアップ!
    従来の紙の申請では、承認者が不在だと、申請が進まず、いつまで経っても承認がおりない。また、申請書が今誰のところでストップしているのかも分からず、紛失する可能性もある。導入後外出中でもサイボウズ上から申請・承認できるので、承認者が長期出張中でも、申請が止まってしまうこともありません。また、自分が提出した申請書がどこでストップしているのか、サイボウズ上で確認できるため、紛失する恐れもなく、業務をスピーディーに進められます。

    アドレス帳

    社内の全メンバーの連絡先リストと、顧客データベースとして利用できるアドレス帳です。出先からでもサイボウズにアクセスすれば、顧客の連絡先が簡単に調べられます。

    名刺やアドレス帳をわざわざ持って外出するのは大変!arrow社内メンバーとの共有アドレス帳で顧客情報を一元管理!
    出張先や外出先から突然連絡先を調べたくても、名刺がなかったり、顧客情報を社員メンバーで共有していなかったりと、情報がなかなか手に入らない。導入後ネット経由でいつでも閲覧できるので、日本や外出先、出張先に名刺を持って行かなくても、サイボウズから顧客情報の検索可能です!また、みんなで顧客情報を共有するので、前任者が辞めてしまっても、安心です。


    社内メール

    課題ごとにやりとりを一元管理することができるコミュニケーションツールです。過去の経緯や、コメントを一覧で表示するので、メールが乱立することなく、効率的にコミュニケーションをとることが可能です。

    送付ミスや、Reから始まるメールの山。社内のメンバーとの討論の場がほしい!arrowメールのReの削減!メンバーの閲覧状況もばっちり管理!
    メールを使ってのやりとりは、メール送信先を間違えてしまったり、
    Reから始まるメールが山のように増えて、情報が乱雑に・・・すっきり情報を纏めたい!
    導入後課題ごとにまとめてやりとりができるので、過去の経緯やメンバーの意見を一覧表示。メールが乱立することなく、効率的にコミュニケーションを取ることが可能です。また、メンバーの閲覧状況を把握できます。

    ファイル管理

    ファイルの変更履歴を残せる便利なファイル管理ツールです。過去の世代に遡って、ファイルを参照できる上に、誤ファイルを更新してしまった場合でも元に戻すことができます。



    最新のファイルが見つからない、ほしいファイルが手に入らない、みんなとうまくファイルを共有したい!arrow最新のファイルが一覧で表示されるので必要なファイルがすぐに見つかる!離れた拠点とも簡単ファイル共有!
    最新のファイルが見つからなかったり、ほかの離れた拠点のサーバーにあるファイルがなかなか手に入らなかったりと 拠点が離れていると、大勢でのファイル共有は思うように進まない!導入後サイボウズ上にファイルを登録しておくと最新のファイルのみを一覧で表示できるので、誤って古いファイルを利用してしまったり、ほしい情報が見つからなかったりということがありません。拠点が離れていても、インターネット経由なので、簡単に多拠点とファイルの共有ができます。




    インタビュー記事

    上海特維碧貿易有限公司吉田総経理可楽麗国際貿易(上海)有限公司料所経理
       
    山善(上海)貿易有限公司小沢所長CBC(上海)貿易有限公司総務部 楊小姐

    当社グループウェア製品は日本国内にて25,000社、27,000部門にご利用いただき、大変高い評価を受けています。上海にて導入していただいたお客様の活用事例をご紹介いたします。



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